Djurskyddet Flyingebygden var en relativt nystartad förening där mycket behövde byggas från grunden. För att föreningen skulle kunna växa på ett hållbart sätt behövdes struktur för både verksamheten och det interna arbetet.
Mitt uppdrag handlade därför om betydligt mer än att införa enskilda verktyg eller rutiner. Det handlade om att tillsammans med föreningen skapa arbetssätt, struktur och stöd som fungerade i vardagen – och som föreningen själv skulle kunna förvalta och utveckla vidare.
Arbetet omfattade bland annat interna processer och rutiner, administration, medlems- och ärendehantering, digitala verktyg, webb och sociala medier.
Utmaningen
När en verksamhet är ny finns ofta ett stort engagemang och många idéer, men också mycket som ännu inte är etablerat.
Kunskap och beslut kan lätt bli personberoende, återkommande aktiviteter riskerar att hanteras först när de blir akuta och det kan vara svårt att få en gemensam bild av vad som behöver göras och följas upp.
Utmaningen blev därför att skapa tillräckligt mycket struktur för att underlätta arbetet – utan att bygga en tungrodd organisation.
Så arbetade jag
Jag började med att skapa en bild av hur föreningen fungerade och vilka behov som fanns. Därefter byggde vi successivt upp rutiner, arbetssätt och verktyg utifrån verksamhetens faktiska behov.
En viktig del var att inte bara dokumentera hur saker borde fungera, utan att testa arbetssätten i praktiken och justera dem när vi såg vad som fungerade – och vad som behövde förenklas eller förändras.
Jag upprättade bland annat:
- ett register över de djur som föreningen hade hjälpt till ett bättre liv, för att skapa en samlad bild av föreningens insatser
- actionlistor för att tydliggöra vad som behövde göras, vem som ansvarade och för att kunna följa upp att uppgifterna faktiskt blev genomförda
- ett beslutsregister där det dokumenterades vad som beslutats, när beslutet fattats, av vilka och hur man hade resonerat fram till beslutet
- ett årshjul över återkommande aktiviteter under året.
Årshjulet hade ett särskilt syfte: att göra det möjligt att planera verksamheten bättre och fördela arbetsbördan över året, istället för att återkommande aktiviteter skulle dyka upp som akuta uppgifter när tiden väl var inne.
På så sätt skapades bättre förutsättningar för föreningen att arbeta mer proaktivt och med en mer balanserad arbetsbelastning.
Från personberoende till gemensam struktur
En viktig del av arbetet var att minska beroendet av att enskilda personer hade all information i huvudet.
När beslut, aktiviteter, rutiner och viktig verksamhetsinformation dokumenteras på ett gemensamt och strukturerat sätt blir det lättare för fler att förstå vad som har hänt, vad som behöver göras och varför olika beslut har fattats.
Beslutsregistret blev exempelvis föreningens gemensamma minne. Det dokumenterade inte bara vad som hade beslutats, utan också när, av vilka och hur man hade resonerat.
På samma sätt gav registret över djuren föreningen en samlad bild av det arbete som faktiskt hade utförts och den hjälp som hade förmedlats.
Från struktur till fungerande arbetssätt
För mig var det viktigt att de nya rutinerna inte bara skulle finnas i dokument.
De behövde fungera för människorna som skulle använda dem.
Därför arbetade jag nära föreningen och anpassade arbetssätten efter hur verksamheten faktiskt fungerade. Actionlistor behövde vara enkla att använda och ge möjlighet till uppföljning. Dokumentation behövde vara begriplig och möjlig att ta över. Återkommande aktiviteter behövde synliggöras i god tid.
Det innebar också att underlagen behövde vara förvaltningsbara – alltså möjliga för föreningen att själv använda, uppdatera och vidareutveckla när uppdraget var avslutat.
Resultatet
Arbetet gav föreningen en mer sammanhållen struktur för både administration, arbetssätt och digitalt stöd.
Rutiner och processer blev tydligare och kompletterades med verktyg och dokumentation som gjorde det lättare att arbeta strukturerat i vardagen.
Föreningen fick också bättre möjligheter till uppföljning och kontinuitet. Det blev tydligare vad som behövde göras, vad som hade gjorts och vilka beslut som låg bakom olika arbetssätt.
Dokumentation av beslut, aktiviteter och de djur som fått hjälp skapade samtidigt ett gemensamt organisatoriskt minne. Viktig information behövde inte längre vara beroende av enskilda personers minne eller närvaro.
Årshjulet gav möjlighet att lyfta blicken från det dagliga arbetet och planera återkommande aktiviteter mer proaktivt, med ambitionen att skapa en jämnare arbetsbelastning över året.
En viktig del av resultatet var också att de nya arbetssätten inte bara fanns på papper. De testades och anpassades för att fungera i praktiken.
Föreningens nuvarande ordförande har beskrivit min insats som att jag med stort engagemang drev arbetet med att få rutiner, struktur, verktyg och IT-stöd på plats och samtidigt hade ett starkt fokus på att få arbetssätten att fungera för alla i praktiken.
Min viktigaste lärdom
Struktur är inte till för strukturens skull. Den ska göra det enklare för människor att göra rätt.
För mig handlar bra verksamhetsutveckling också om att skapa förutsättningar för uppföljning, kontinuitet och så lite personberoende som möjligt.
Det räcker inte att skapa en rutin eller ta fram ett dokument. Underlagen behöver vara begripliga, användbara och möjliga för verksamheten att själv förvalta och uppdatera över tid. Det behöver också vara tydligt vad som ska göras, vem som ansvarar och hur det följs upp.
När beslut dokumenteras, aktiviteter synliggörs och återkommande arbete planeras i förväg minskar beroendet av enskilda personer och det blir lättare för fler att bidra.
För mig handlar verksamhetsutveckling därför om att kombinera tre saker:
Människor. Arbetssätt. Rätt verktyg.
När de delarna hänger ihop går det att skapa struktur utan att verksamheten känns tungrodd.
Och kanske är det som allra mest givande när man får vara med från början – att tillsammans med engagerade människor bygga något som inte bara fungerar idag, utan som också kan fortsätta fungera, följas upp och utvecklas när organisationen växer och behoven förändras.