När Falcor kom in i Lilla Hjärtat Vänförening var uppdraget att bidra med struktur, framdrift och säkrare informationshantering.
Den inledande kartläggningen visade snart att utmaningen var större än så och det blev en heltäckande verksamhetsutveckling för föreningar.
Föreningen saknade i stor utsträckning en gemensam struktur för ledning och styrning av verksamheten. Det saknades tydliga arbetssätt för hur beslut skulle fattas, dokumenteras och följas upp, hur ansvar skulle fördelas och hur styrelsens arbete skulle omsättas i den löpande verksamheten.
Det innebar också att mycket kunskap och ansvar riskerade att bli personberoende.
Uppdraget utvecklades därför till ett bredare arbete med verksamhetsutveckling, ledning, styrning, struktur och digitalisering.
Att skapa en grund för att kunna leda och styra verksamheten
En välfungerande verksamhet behöver inte bara engagerade människor. Den behöver också tydliga ramar för hur organisationen ska arbeta.
När arbetet inleddes fanns ingen sammanhållen struktur för föreningens styrelsearbete eller verksamhet. Dokument och information hanterades på olika sätt och det saknades gemensamma arbetssätt för bland annat ansvar, uppföljning, beslut och återkommande aktiviteter.
Det gjorde det svårt att skapa kontinuitet och att säkerställa att beslut faktiskt omsattes till handling.
Den första uppgiften blev därför att kartlägga hur organisationen faktiskt fungerade, vilka verksamhetsområden som fanns, hur arbetet bedrevs och vad föreningen ville uppnå.
Först därefter gick det att bygga en struktur som var anpassad till föreningens verkliga behov.
Verksamhetsutveckling för föreningar
Arbetet handlade om att skapa en tydligare kedja:
mål → planering → ansvar → beslut → genomförande → uppföljning → lärande
Det innebar att både styrelsens arbete och den operativa verksamheten behövde struktureras.
Tydligare ledning och styrning
Ett konkret arbetssätt togs fram för styrelsens arbete med:
- mötesagenda och förberedelser
- dokumentation
- beslut och beslutsunderlag
- ansvarsfördelning
- action points
- uppföljning av tidigare beslut
- planering inför kommande arbete
Syftet var att skapa en tydligare koppling mellan styrelsens beslut och den faktiska verksamheten.
Ett beslut skulle inte bara dokumenteras – det skulle också få en ansvarig, kunna följas upp och leda vidare till nästa steg.
På så sätt skapades bättre förutsättningar för styrelsen att faktiskt leda och styra verksamheten, snarare än att enbart hantera löpande frågor.
Struktur för den operativa verksamheten
Föreningens olika verksamhetsområden kartlades och tydliggjordes.
För varje område definierades vad arbetet omfattade, vilka återkommande uppgifter som ingick och hur arbetet skulle bedrivas.
Instruktioner och mallar skapades för återkommande aktiviteter.
Det gjorde arbetet mindre personberoende och gav fler personer möjlighet att ta ansvar för uppgifter utan att varje moment behövde förklaras på nytt.
Samtidigt skapades bättre förutsättningar för onboarding av nya medarbetare, volontärer och styrelsemedlemmar.
Informationshantering som en del av styrningen
En gemensam digital lagringsyta etablerades för föreningens dokumentation.
Strukturen utformades utifrån roller och ansvar, så att användarna får tillgång till den information som är relevant för deras arbete.
Avtal, kontaktuppgifter och information om samarbetspartners och leverantörer samlades på ett gemensamt ställe.
Befintliga dokument granskades och skrevs om där det behövdes för att göra dem tydligare, uppdateringsbara och förvaltningsbara över tid.
Informationshantering blev därmed inte en separat administrativ fråga, utan en del av föreningens struktur för styrning, kontinuitet och kontroll.
Från personberoende till organisatoriskt minne
En viktig del av uppdraget var att flytta kunskap från personer till organisation.
Genom mallar, instruktioner, dokumenterade arbetssätt och strukturerad lagring skapades ett organisatoriskt minne som inte försvinner när en person lämnar sin roll.
Det gav också föreningen bättre förutsättningar att introducera nya personer och samtidigt behålla kunskap och kontinuitet.
Verksamhetsplanering, budget och årsstämma
För att stärka den långsiktiga styrningen togs underlag fram för kommande verksamhetsperiod, bland annat verksamhetsplan och budget.
Mallar skapades för att förenkla motsvarande arbete kommande år.
Samma princip användes inför föreningens årsstämma. Dokument och underlag strukturerades och mallar togs fram för att minska personberoendet och göra det återkommande arbetet mer effektivt.
Digitalisering som stöd för verksamheten
Föreningens e-postserver flyttades till samma plattform som den gemensamma lagringsytan.
Det skapade en mer sammanhållen digital miljö för bland annat:
- e-post
- kalender och mötesbokningar
- dokument
- arbetsgrupper
- intern kommunikation
- samarbete
Falcor fungerade även som tekniskt stöd inom Microsoft 365 och dess olika program.
Tekniken användes därmed inte som ett mål i sig, utan som ett verktyg för att stödja föreningens arbetssätt och styrning.
Att leda utifrån organisationens faktiska resurser
En viktig del av uppdraget var att hjälpa föreningen att förstå sambandet mellan ambition och resurser.
En ideell organisation behöver anpassa sina mål och arbetssätt efter den arbetskraft, kompetens, tid och ekonomi som faktiskt finns tillgänglig.
Därför handlade arbetet inte om att bygga den mest omfattande organisationen möjliga, utan om att skapa en struktur som föreningen hade möjlighet att använda och förvalta.
Det är också en del av god styrning: att förstå organisationens kapacitet och fatta beslut utifrån verkliga förutsättningar.
Resultatet
Arbetet resulterade i en tydligare struktur för ledning, styrning och operativ verksamhet.
Styrelsen fick ett mer strukturerat arbetssätt för att planera, fatta beslut och följa upp. Verksamheten fick tydligare ansvarsområden och dokumenterade arbetssätt.
Information och dokument samlades i en gemensam struktur med tydligare åtkomst och ansvar.
Mallarna, instruktionerna och de förvaltningsbara dokumenten skapade dessutom bättre förutsättningar för kontinuitet och onboarding.
Det viktigaste resultatet var därmed inte en enskild digital lösning eller ett antal nya dokument.
Det var att skapa en organisation som i högre grad kan leda, styra, följa upp och utveckla sin egen verksamhet.
Verksamhetskonsult
I uppdraget kombinerade Falcor verksamhetsutveckling med ledning, styrning, struktur, informationshantering och digital kompetens.
Arbetet började med att förstå hur organisationen faktiskt fungerade. Därefter identifierades gapen mellan nuläget och det föreningen behövde kunna hantera för att utvecklas.
Lösningarna byggdes sedan stegvis – från styrelsens arbetssätt och verksamhetsområden till informationsstruktur, dokumentation, digitala verktyg och återkommande processer.
En viktig del var att göra förändringen begriplig och inkluderande för personer med olika erfarenhet och kunskapsnivå.
Lilla Hjärtat Vänförening har beskrivit resultatet som att organisationen gått från klarhet till klarhet och blivit starkare och mer sammansvetsad genom arbetet. Föreningen lyfter särskilt fram Falcors kunskap, driv, tydlighet och lösningsorientering samt förmågan att få människor med olika kunskapsnivåer att bli delaktiga i förändringsarbetet.
Struktur skapar handlingskraft
God styrning handlar inte om att skapa mer administration.
Det handlar om att skapa tillräcklig struktur för att människor ska veta vart organisationen är på väg, vem som ansvarar för vad, hur beslut ska omsättas i handling och hur man följer upp att det faktiskt händer.
När struktur, ansvar, information och arbetssätt hänger ihop blir organisationen mindre personberoende och får bättre förutsättningar att fortsätta utvecklas över tid.