Efter den intensiva hypercare-perioden gick ansvaret för kärnbanksplattformen successivt över till den mottagande organisationen inom Länsförsäkringar Bank IT. I samband med övergången fick jag två parallella uppdrag som releaseledare. Dels gick jag in som förstärkande releaseledare i den mottagande organisationen för att säkerställa att det löpande releasearbetet fungerade, dels fick jag i uppdrag att leda arbetet med att optimera den befintliga releaseprocessen.
Optimeringsarbetet hade pågått under ett par år utan att projektet hade nått hela vägen i mål.
Utmaningen
Övergången till den mottagande organisationen innebar en period med ett fortsatt intensivt releaseschema. Samtidigt behövde releaseprocessen utvecklas och anpassas till den nya organisationens förutsättningar. Utmaningen var därför dubbel:
Att säkerställa att releaserna fungerade här och nu – samtidigt som själva processen behövde utvecklas för framtiden.
För mig blev det viktigt att inte försöka optimera processen isolerat från det operativa arbetet. Det var först när processen mötte den verklighet där den skulle användas som vi kunde se vad som faktiskt fungerade.
Så arbetade jag
Jag arbetade parallellt i de två rollerna. Som förstärkande releaseledare deltog jag i det löpande releasearbetet i Bank IT. Samtidigt drev jag arbetet med att optimera den befintliga releaseprocessen. En viktig del av arbetet var att ställa frågor, synliggöra oklarheter och tillsammans med berörda personer reda ut vad som faktiskt behövde förändras.
När vi kom tillräckligt långt i optimeringsarbetet kunde vi börja provtrycka processen i riktiga releaser. Det gav oss en värdefull möjlighet att arbeta iterativt. Varje release blev ett tillfälle att få konkret återkoppling på vad som fungerade bra, vad som skapade problem och vad som behövde justeras. Det intensiva releaseschemat under de första månaderna efter övergången blev därmed också en möjlighet att snabbt utveckla processen. Parallellt strukturerade vi arbetssätt och tog fram dokumentation som kunde användas av organisationen i det fortsatta releasearbetet.
Resultatet
Genom att kombinera det operativa releasearbetet med processutvecklingen kunde vi snabbt omsätta erfarenheter från verkliga releaser till konkreta förbättringar. Processen kunde testas, utvärderas och justeras löpande istället för att utvecklas isolerat och först därefter prövas i verkligheten. Arbetet resulterade också i mer strukturerade rutiner och användbar dokumentation som gav organisationen bättre förutsättningar att arbeta vidare med releaseprocessen.
Min uppdragsledare beskrev samarbetet så här: ”Lisa är oerhört driven, passionerad och lösningsfokuserad. Hon har en förmåga att ställa rätt frågor som gör det svåra tydligt och enkelt. Tillsammans med Lisa optimerade vi avdelningens processer och rutiner på ett mycket lyckosamt sätt, samt strukturerade och tog fram användbar dokumentation.”
Min viktigaste lärdom
Det här uppdraget förstärkte min övertygelse om att processutveckling behöver ske nära den verksamhet där processen faktiskt ska användas. En process kan se bra ut på papperet men ändå fungera mindre bra i praktiken. Genom att ställa rätt frågor, göra det komplexa begripligt och sedan testa förändringarna i verkligheten skapas ett snabbare lärande. Det blir också lättare att se vilka delar som verkligen behöver förändras – och vilka som faktiskt fungerar.
För mig handlar bra processutveckling därför inte om att skapa den perfekta processen från början. Det handlar om att skapa en tillräckligt tydlig struktur för att kunna börja arbeta, följa upp vad som händer och sedan förbättra utifrån verkliga erfarenheter.
Det är i mötet mellan struktur, människor och verklighet som en process blir riktigt användbar.