När en verksamhet växer kan manuella arbetssätt snabbt bli en flaskhals.
Det var situationen på Häståkeriet, där Falcor fick i uppdrag att bidra med digitalisering och automatisering av verksamhetens boknings- och betalningsflöden.
Mycket administration och manuella processer
När Häståkeriet fick ny ägare fanns en omfattande manuell hantering kvar från tidigare.
Bokningar kom in via telefon och e-post och behövde därefter hanteras manuellt. Det skapade både administration för verksamheten och en onödig väntan för kunden.
Samtidigt hade webbplatsen vuxit fram över tid och speglade inte längre verksamheten på ett tydligt och logiskt sätt. Information var inte alltid lätt att hitta och det var inte självklart för en besökare vilka tjänster Häståkeriet faktiskt erbjöd.
Utmaningen blev därför större än att bara digitalisera bokningen.
Det handlade om att förstå verksamhetens flöden, identifiera onödigt manuellt arbete och skapa en mer sammanhållen digital kundresa från information och bokning till betalning och ekonomisk uppföljning.
Digitalisering och automatisering utifrån verksamhetens behov
Arbetet började med en omfattande kartläggning av verksamhetens volymer, arbetssätt, behov och önskemål.
Befintligt systemstöd analyserades för att identifiera vilka delar av hanteringen som kunde effektiviseras och automatiseras.
Utgångspunkten var att tekniken skulle anpassas efter verksamhetens behov – inte tvärtom.
Från manuell bokning till automatiserat flöde
Ett digitalt boknings- och betalningsflöde byggdes för Häståkeriets uteritter och kurser.
Kunden kunde därmed själv hitta relevant information, välja aktivitet, genomföra sin bokning och betala online.
Det manuella arbetet med att ta emot bokningen, bekräfta den och hantera betalningen minskade kraftigt.
Från att en bokning tidigare kunde ta upp till tre–fyra dagar att bekräfta skapades ett betydligt snabbare och mer automatiserat flöde.
Det gav både kortare svarstid för kunden och mindre administration för verksamheten.
En webbplats som speglar verksamheten
Hela webbplatsen byggdes samtidigt om.
Strukturen anpassades efter hur Häståkeriets verksamhet faktiskt såg ut, snarare än efter hur informationen tidigare hade vuxit fram.
Innehållet rensades, uppdaterades och strukturerades om.
Vanliga frågor identifierades och fick tydliga svar direkt på webbplatsen, så att kunderna i större utsträckning kunde hitta den information de behövde själva.
Tjänster och erbjudanden tydliggjordes också för att göra det enklare för en ny besökare att förstå vad Häståkeriet erbjuder, hur det fungerar och hur man går vidare till en bokning.
Även befintligt bild- och mediamaterial strukturerades för att skapa en mer sammanhållen digital närvaro.
Från bokning till ekonomi
Digitaliseringen omfattade även det administrativa flödet efter genomförd bokning.
Falcor hjälpte redovisningsekonomen att koppla verksamhetens transaktioner till redovisningssystemet, vilket minskade behovet av manuell hantering även i den ekonomiska administrationen.
På så sätt kunde flera delar av verksamhetens flöde knytas ihop:
information → bokning → betalning → transaktion → redovisning
Det skapade en mer sammanhållen process och minskade mängden dubbelarbete.
Mindre administration och en bättre kundresa
Resultatet blev automatiserade boknings- och betalningsflöden för Häståkeriets kurser och uteritter.
Kunderna fick en enklare väg från information till genomförd bokning, samtidigt som verksamheten kunde minska den manuella administrationen och frigöra tid.
Den nya webbplatsen fick en tydligare struktur, mer relevant information och bättre svar på vanliga frågor.
SEO och webbplatsens prestanda optimerades också för att förbättra synligheten och ge besökarna bättre svarstider.
Det skapades därmed inte bara en ny webbplats, utan ett mer effektivt digitalt ekosystem kring verksamheten.
Digital verksamhetsutvecklare
I uppdraget kombinerade Falcor verksamhetsförståelse, digitalisering, processutveckling, automatisering och webbkompetens.
En viktig del av arbetet var att snabbt sätta sig in i verksamheten, lyssna på behov och identifiera möjligheter som inte alltid var uppenbara från början.
Arbetet präglades av ett strukturerat och lösningsorienterat förhållningssätt där målet var att hitta praktiska lösningar som kunde minska administrationen och samtidigt förbättra kundupplevelsen.
Genom att se sambanden mellan verksamhetens olika delar kunde flera processer effektiviseras samtidigt – från den första kontakten med kunden till bokning, betalning och ekonomisk hantering.
Digitalisering som faktiskt förenklar
Digitalisering behöver inte handla om att införa fler system.
Den verkliga nyttan uppstår när tekniken används för att ta bort onödiga manuella moment, minska dubbelarbete och göra det enklare för både kunden och verksamheten.
För Häståkeriet innebar det att gå från tidskrävande manuell bokningshantering till ett mer automatiserat och sammanhållet digitalt flöde – med mindre administration och en tydligare väg för kunden, Häståkeriet.